У зв’язку з розширенням діяльності Фонду та команди ми шукаємо офіс-менеджера(-ку), який/яка забезпечуватиме безперебійну роботу офісу, адміністративну підтримку працівників, взаємодію з постачальниками та підрядниками, а також організаційну підтримку внутрішніх заходів, навчань та HR-процесів.
Побажання до кандидата(-ки):
- Досвід роботи в адміністративній, офісній, операційній або координаційній ролі від 1–2 років.
- Досвід організації роботи офісу, взаємодії з постачальниками та підрядниками.
- Досвід організації внутрішніх заходів, навчань або командних активностей буде перевагою.
- Впевнене володіння MS Office та Google Workspace.
- Вміння працювати з таблицями, реєстрами, документами та адміністративною інформацією.
- Високі організаційні та комунікаційні навички.
- Системність, уважність до деталей та відповідальність.
- Здатність самостійно організовувати свою роботу та одночасно координувати декілька завдань.
- Готовність швидко реагувати на адміністративні, побутові та організаційні питання.
- Вміння коректно взаємодіяти з працівниками, постачальниками та підрядниками.
- Бажання розвиватися в адміністративному та HR-напрямі.
- Досвід роботи в благодійних або неприбуткових організаціях буде перевагою.
Ваші зони відповідальності:
- Організація щоденної роботи офісу та вирішення поточних організаційних і побутових питань.
- Контроль наявності канцелярії, господарських товарів, води, кави, чаю та інших необхідних речей.
- Пошук і комунікація з постачальниками товарів та послуг.
- Організація роботи клінінгу, сервісних, кур’єрських та інших підрядників.
- Підготовка робочого місця та необхідних матеріалів для нових працівників.
- Взаємодія з HR, IT та операційною командою щодо організаційних питань.
- Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією, поштовими та кур’єрськими відправленнями.
- Приймання, реєстрація та передача документів відповідальним працівникам.
- Ведення адміністративних таблиць, реєстрів та обліку.
- Організація корпоративних заходів, командних зустрічей, навчань та інших внутрішніх подій для команди.
- Пошук і бронювання приміщень, організація кейтерингу, закупівля матеріалів та робота з підрядниками.
- Організація корпоративних привітань та інших командних активностей.
- Ведення обліку техніки, меблів та іншого офісного майна.
- Організаційна участь у Welcome Day та інших HR-активностях.
- Ведення обліку адміністративних витрат і потреб офісу.
- Участь у покращенні офісних та внутрішніх процесів Фонду.
- Виконання інших організаційних завдань у межах посади.
Що ми пропонуємо:
- Соціальна відповідальність: можливість працювати в організації, яка робить цінний внесок у суспільство.
- Професійний розвиток: регулярні тренінги та навчання для нашої команди.
- Соціальний пакет: офіційне працевлаштування, комфортні умови роботи, переваги та політики лояльності для працівників.
- Корпоративна культура: цікаву роботу в команді однодумців, об’єднаних спільною метою.
